İntranet nedir? Ne işe yarar?

İntranet, bir kurumun kendi bünyesinde iletişimi ve bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için geliştirilmiş, yalnızca kurum üyelerine açık olan bir özel ağdır. Temelde kurum içindeki bilgisayarların ve yerel/uzak ağların birbiriyle bağlantılı çalışmasını sağlar. TCP/IP tabanlı bu sistemler sayesinde kurum içindeki cihazlar, LAN ve WAN üzerinden güvenli şekilde haberleşebilir.

İntranet’in Türkçedeki karşılığı “kurum içi ağ” ya da “dahili ağ” olarak kullanılmaktadır. İnternet bağlantısı olmasa bile, kurumda yer alan bilgisayarlar arasında dosya, bilgi ve veri alışverişi yapılabilir. Genellikle üniversiteler, hastaneler, şirketler ve büyük işletmelerde tercih edilen intranetin asıl amacı; kurum içi bilgi akışını hızlandırmak ve güvenli bir ortamda paylaşımı mümkün kılmaktır.

Çoğunlukla yerel bir ağ ile sınırlandırılsa da, bazı intranet sistemleri internet üzerinden yetkili kişilerin uzaktan erişimine de izin verebilir. Yalnızca kurumun kendi ağına bağlı olanlar erişebildiği için intranet, yüksek seviyede güvenlik sağlar. Geniş alan ağına açılan intranetlerde ise ekstra güvenlik önlemleri ve giriş bilgileri gereklidir.

İntranet Ne İşe Yarar?

İntranet, kurum çalışanlarının iş birliği içinde, güvenli ve hızlı biçimde iletişim kurmasını ve bilgi paylaşmasını sağlayan bir platformdur. Kurumdaki personel, intranet arayüzü üzerinden birbirine ulaşabilir, görevlerini takip edebilir ve iş süreçlerini daha verimli yönetebilir.

İntranet ile neler yapılabilir?

• Kurum içindeki bilgi akışı kontrollü ve güvenli şekilde sağlanır.
• Muhasebe işlemleri veya insan kaynakları süreçleri kolayca yönetilebilir.
• Üretim ve otomasyon yazılımları entegre edilebilir.
• Personellerin sosyalleşmesi ve takım çalışması desteklenir.
• Uzaktan erişimle iş süreçleri izlenebilir ve raporlanabilir.
• Belgeler, dosyalar ve kurumsal veriler güvenli veri tabanlarında saklanabilir.
• Çalışanlar için oryantasyon ve eğitim süreçleri dijitalleştirilebilir.
• Stok, tedarik ve dağıtım süreçleri etkin şekilde yönetilebilir.

Farklı şehirlerde hatta ülkelerde görev yapan çalışanlarınız dahi intranet üzerinden anında bilgiye ulaşabilir, kurumunuzun tüm önemli duyurularından ve gelişmelerden haberdar olabilir. Ayrıca, yetkilendirme sayesinde sadece belirli personeller hassas bilgilere erişebilir.

İntranet Sisteminde Neler Bulunur?

Bir intranet sistemi, kurumun ihtiyacına göre çok sayıda bileşen ve modül içerebilir:

• Kurumsal veriler ve belgeler
• Adres ve telefon rehberleri
• Pazarlama ve satış verileri, rapor ve grafikler
• Kuruma özel duyuru ve yayınlar
• Yazılım, donanım ve teknik bilgiler
• Boş kadro ve iş ilanları
• Tartışma forumları, belge paylaşım alanları
• İnsan kaynakları, eğitim ve oryantasyon bölümleri
• Çalışma grupları ve ortak projeler
• Üretim ve tedarikçi bilgileri
• Sanal alışveriş ve destek birimleri
• Telekonferans ve anlık mesajlaşma özellikleri

Bu sayede, kurum içindeki bilgi akışı merkezileşir ve çalışanların aradıkları veriye hızla ulaşmaları sağlanır.

İntranetin Avantajları Nelerdir?

İntranet kullanımı işletmelere önemli avantajlar sağlar:

• Bilgi ve belge paylaşımını hızlandırır, zaman ve maliyetten tasarruf sağlar.
• Gelişmeler ve yenilikler tüm çalışanlara anında duyurulabilir.
• Uzaktan ve mobil çalışma imkânı sunar.
• Müşteri destek ve iletişim süreçleri profesyonelleşir.
• Çalışanlar arasında özgürce fikir alışverişi ve tartışma ortamı oluşturulabilir.
• Yöneticiler için süreçlerin ve performansın takibi kolaylaşır.
• Bilginin gecikmesi nedeniyle ortaya çıkan iş aksamaları en aza indirilir.
• Herkes, sorumlu olduğu bilgiler ve süreçler hakkında hızlıca bilgi sahibi olur.

İntranet Kullanımının Dezavantajları

Her sistemde olduğu gibi intranetin de bazı dezavantajları bulunur:

• En büyük risk, kurumsal bilgilerin güvenliği ve gizliliğidir. Yetkisiz erişim veya değişiklikler söz konusu olabilir.
• Kurumun çalışma kültürü ve alışkanlıkları değişime uğrayacağından, özellikle geçiş sürecinde kısa süreli aksaklıklar yaşanabilir.
• Sistemde yetkili olan sekreter/asistan gibi kişiler, kötü niyetli davranırsa yönetici ve kurum için güvenlik riski oluşturabilir.
• Çok fazla talep ve iletişim yoğunluğu olduğunda, taleplere hızlı cevap verilmezse iş akışında aksamalar olabilir.
• Dijital iletişim olanakları yüz yüze etkileşimi azaltabilir, bu da kuruma olan aidiyet hissini olumsuz etkileyebilir.